Inschrijven

Op deze pagina vind je praktische informatie over de inschrijvingsprocedure voor een vrijwilligersproject of stahe in het buitenland, de bemiddeling en het verloop van het project. De inschrijfformulieren verschillen per project en vind je bij de individuele projectbeschrijvingen. Lees naast de praktische informatie op deze pagina ook de Algemene Voorwaarden, daarin staan veel belangrijke zaken verder uitgewerkt. Soms heeft ook de ontvangende organisatie Algemene Voorwaarden opgesteld. Lees ook die goed, zodat je altijd weet waar je aan toe bent.

1. Inschrijving

Personen kunnen zich inschrijven door het inschrijvingsformulier via deze website in te vullen, of door het inschrijvingsformulier te printen en per post naar Voluntá te sturen. Organisaties kunnen op aanvraag een vrijblijvende offerte ontvangen. Na ontvangst van het inschrijvingsformulier ontvang je een bevestiging van de inschrijving en een factuur voor een aanbetaling. Voluntá gaat pas actief bemiddelen wanneer het inschrijvingsformulier én de volledige aanbetaling ontvangen zijn.

2. Kosten

De totale kosten van deelname aan een vrijwilligersproject in het buitenland vallen uiteen in bemiddelingskosten en projectkosten. Onder de bemiddelingskosten vallen de kosten die Voluntá maakt voor bemiddeling, begeleiding, en, indien van toepassing, voorbereiding. In ons financieel overzicht van vorig jaar vind je een gedetailleerd overzicht van waar de bijdragen van de vrijwilligers aan besteed zijn. Onder projectkosten vallen de kosten die de ontvangende organisatie maakt tijdens het project, zoals voedsel, onderdak, vervoer, werkbegeleiding en andere zaken. Vliegtickets, visa, vaccinaties, verzekeringen, entreegelden, consumpties en andere zaken die niet vermeld worden bij de projectkosten van een project, zijn niet bij de projectkosten inbegrepen.

3. Bemiddeling

Zodra we het inschrijvingsformulier en de aanbetaling ontvangen hebben, starten we de bemiddeling. Een persoonlijk gesprek kan onderdeel zijn van de procedure. De ontvangende organisatie bepaalt uiteindelijk of je deel kunt nemen aan het project van je keuze. Zodra Voluntá weet of je aan het project kunt deelnemen, laten we je dat weten. Mocht de ontvangende organisatie je niet kunnen plaatsen, dan stellen we je een alternatief project voor. Als je niet naar het alternatieve project kunt of wilt, stoppen we de bemiddeling en krijg je de aanbetaling terug. Wanneer je akkoord gaat met een plaatsing, bevestigt Voluntá dit per e-mail. De plaatsing is dan definitief. Tegelijk met de bevestiging van je plaatsing ontvang je een tweede factuur, voor het resterende deel van de bemiddelingskosten.

4. Ticket, verzekeringen en verdere voorbereiding

Zodra we je plaatsing bevestigd hebben, kun je een vlucht boeken en verdere voorbereidingen voor je reis naar het buitenland treffen. Als je graag via een reisbureau je vlucht boekt en/of een overnachting of lokaal vervoer geregeld wilt hebben, raden we je het reisbureau Buitenlandsche Zaken aan. Denk verder aan vaccinaties en een geschikte verzekering. Je bent zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van een annulerings- en reisverzekering, die ook ziekte en ongevallen tijdens vrijwilligerswerk dekt. Wanneer we voor een project een voorbereidingsprogramma aanbieden, ben je verplicht hieraan deel te nemen. Dit is meestal een voorbereidingsdag, waarvan de plaats en datum in overleg met jou en de andere deelnemers vastgesteld worden. Je krijgt de contactgegevens van de ontvangende organisatie pas wanneer je hebt deelgenomen aan het voorbereidingsprogramma.

5. Wijziging en annulering

Wanneer je na de bevestiging van je plaatsing nog zaken wil wijzigen, zijn daar wijzigingskosten aan verbonden. Moet je annuleren, dan kun je, afhankelijk van de reden en het moment waarop je annuleeert, nog een deel van de bemiddelingskosten terug krijgen. Als je de projectkosten ook al hebt betaald, bepaalt de ontvangende organisatie of je daar nog een deel van terug kunt krijgen. Wanneer Voluntá een project moet wijzigen, dan krijg je daar zo snel mogelijk bericht over. Ga je niet akkoord met de wijzigingen, dan krijg je alle betaalde gelden, min de door Voluntá gemaakte kosten voor bemiddeling en voorbereiding, terugbetaald. Wanneer Voluntá het project moet annuleren, bijvoorbeeld omdat de veiligheidssituatie in het projectgebied het project in gevaar brengt, stellen we je een alternatief project voor. Als je niet naar het alternatieve project kunt of wilt, betalen we je de bemiddelingskosten, min de door Voluntá gemaakte kosten voor bemiddeling en voorbereiding, terug.

6. Project

Voluntá en de ontvangende organisatie hebben afspraken over wat je gaat doen op het project. We doen ons best om ervoor te zorgen dat de uiteindelijke activiteiten zo veel mogelijk overeenkomen met de informatie die we je hebben gegeven, maar soms lukt dat niet. We vragen je om je in dit soort gevallen flexibel op te stellen en te helpen bij het zoeken naar oplossingen. Verder verwachten we dat je de lokale wetten gehoorzaamt, en je aanpast aan lokale gebruiken. Eventuele problemen probeer je op een diplomatieke manier bespreekbaar te maken. Als laatste vragen we je discreet om te gaan met informatie over de ontvangende organisatie en dagelijkse gang van zaken op het project. Publiceer geen vertrouwelijke informatie op websites en internetdagboeken en breng geen gegevens over het project in de media zonder toestemming van de ontvangende organisatie en Voluntá.

7. Calamiteiten

Voluntá bemiddelt niet voor projecten in landen of gebieden waarvan wij kunnen weten dat de situatie gevaarlijk is. Als wij tussen het moment van bevestiging van plaatsing in een project en de startdatum van het project informatie krijgen over een mogelijk veiligheidsprobleem in de streek en/of het land waar het project plaatsvindt, dan handelen we met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Dit betekent bijvoorbeeld dat wanneer het Ministerie van Buitenlandse Zaken niet essentiële reizen of alle reizen naar een bepaald gebied of land ontraadt, wij het project zullen annuleren. Ga je dan toch naar het project, dan doe je dat op eigen rekening en risico en niet via Voluntá. Wanneer de Nederlandse autoriteiten reizen naar een bepaald gebied ontraden wanneer het project al is begonnen, dan raden we je aan de adviezen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken op te volgen.

8. Aansprakelijkheid

Je bent zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van een annulerings- en reisverzekering, die ook ziekte en ongevallen tijdens vrijwilligerswerk dekt. Voluntá kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor letsel, schade, verlies en andere schadelijke gebeurtenissen die voortkomen uit deelname aan een vrijwilligersproject. De ontvangende organisatie probeert een zo verzorgd en zo veilig mogelijk programma te organiseren, maar je bent altijd zelf verantwoordelijk voor je keuzes, daden en activiteiten bij en rondom het project. Je bent niet verplicht dingen te doen die je zelf niet verantwoord vindt en je bent dan ook zelf aansprakelijk voor eventuele directe en indirecte schade die je op het project veroorzaakt. Voluntá kan niet aansprakelijk gesteld worden voor kosten die je maakt voordat Voluntá plaatsing in een project bevestigd heeft en ook niet voor kosten die het gevolg zijn van wijziging of annulering door jezelf of door Voluntá.

9. Uitsluiting

Tenzij anders aangegeven in de projectbeschrijving, is de minimumleeftijd voor deelname aan een vrijwilligersproject via Voluntá 18 jaar. Wanneer de minimumleeftijd lager is, kunnen we alleen bemiddelen na voorafgaande schriftelijke toestemming van één van je ouders of voogden. Voor sommige projecten gelden aanvullende, meer specifieke eisen. Deze eisen worden altijd vermeld bij het project. Als je naar het inzicht van Voluntá of de ontvangende organisatie niet aan de eisen voor een bepaald project voldoet, kan Voluntá je deelname weigeren. In dat geval worden de reeds betaalde bemiddelingskosten terugbetaald. Wanneer je door onaangepast gedrag het verloop van het project ernstig verstoort, kan de werkbegeleider, in overleg met de ontvangende organisatie en Voluntá, besluiten je van verdere deelname aan het project uit te sluiten. Ook wanneer je door ongeval of ziekte niet langer deel kunt nemen aan het project, kan de werkbegeleider, in overleg met de ontvangende organisatie en Voluntá en natuurlijk jou zelf, beslissen dat het beter is dat je het project verlaat.

10. Evaluatie

Voluntá stelt het op prijs als je na afloop van je vrijwilligerswerk of stage een evaluatieformulier invult en/of een verslag schrijft over de projectervaringen. Aan de hand hiervan beoordeelt Voluntá de projecten en maakt nieuwe afspraken met de ontvangende organisaties.